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关于泉州市城市建设档案馆电子档案接收管理工作的通知
  [2018-04-23] 【字体:  】【 打印 】【 关闭此页

泉州市住房和城乡建设局关于泉州市城市建设档案馆电子档案接收管理工作的通知

 

泉建综〔2018〕42号

 

 

各县(区、市)、泉州开发区、泉州台商投资区住建主管部门,各建设、勘察、设计、施工、监理单位:

根据《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、国家标准《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)以及省住房和城乡建设厅《关于加快推进城建档案信息化的意见》(闽建办〔2017〕9号)的有关要求,结合我市的工作实际情况,现将我市建设工程电子档案的接收管理工作通知如下,请认真执行:

一、建设工程电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

二、城建档案馆对建设工程电子档案采用离线和在线两种接收方式,现阶段采用离线接收方式。

三、建设单位应对本单位形成的建设工程电子档案以及勘察、设计、施工、监理等单位形成的建设工程电子档案进行监督、检查、收集和汇总,并按照城建档案馆的归档要求在竣工验收后三个月内向城建档案馆移交。

四、建设单位应指定具有城建档案从业经验的人员做好建设工程电子文档的收集、归档工作。在向城建档案馆移交电子档案之前,应当对建设工程电子档案数据的准确性、完整性、有效性和安全性进行检测,合格后方可移交。

五、电子档案移交之前,移交单位应确定电子档案的密级。属于国家秘密的电子档案应使用专用保密存储媒体存储,并应按国家现行有关保密规定办理移交手续。

六、建设单位移交建设工程电子档案时,提供的建设工程电子档案文件应采用获得国家工业和信息化部、国家密码管理局等部门许可的电子认证机构发放的电子签章进行盖章,同时应利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。

七、建设工程电子档案具体要求应根据《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)以及《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)、《福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程》(DBJ/T13-256-2016)相关规定执行。

八、建设工程纸质档案数字化扫描件质量标准详见附件。

九、自2018年1月1日起,建设单位向城建档案馆报送纸质档案的同时应报送一套与纸质档案完全一致的、符合规定的电子档案。

 

附件:《泉州市城建档案馆建设工程纸质档案数字化扫描件质量标准》

 

 

泉州市住房和城乡建设局

2018年4月20日

 

附件:

泉州市城市建设档案馆建设工程纸质档案

数字化扫描件质量标准

 

一、根据《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)、《福建省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程》(DBJ/T13-256-2016)等有关规范和标准,制定本标准。

二、纸质档案扫描件指的是通过数字化设备对纸质档案进行扫描、加工处理形成的电子文件,简称为纸质档案扫描件。

三、各单位以及有关工作人员在城建档案数字化工作中,应当遵守《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》。

四、从事档案整理、编目的档案服务机构应取得有效的福建省、市档案行政主管部门颁发的《档案服务机构备案证书》。

五、受建设单位委托从事工程档案数字化工作的档案服务机构,应与建设单位签订《保密协议》,并将其中的一份协议在档案数字化工作开展之前送当地城建档案管理机构备案。

六、城建档案管理机构对申请办理建设工程竣工档案备案的工程档案(含纸质文件和档案数字化成果)进行查验,不符合城建档案归档规范及本通知要求的,不予办理工程竣工档案备案。

七、纸质档案扫描件应符合以下要求: 

(1)同一建设工程的扫描件应存放在同一个文件夹内,文件夹以工程名称命名。扫描件以“案卷号+文件序号+文件题名”命名,案卷号(该案卷在本工程中的排列次序号)为5位数字,文件序号(该份文件在本案卷中的排列次序号)为3位数字。如:“00005003某建设单位关于某某项目的监理文件”,是该项目档案中第5份案卷内第3份文件的扫描件名称。

(2)使用24位真彩色(C24)、200dpi分辨率,按1:1的比例进行扫描,文件采用JPEG 格式。

(3)扫描件应做到图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。在纸质档案文字偏小、密集、模糊等特殊情况下,可适当提高分辨率进行扫描。

(4)扫描的图像应去除多余的白边,以缩小图像文件的容量,节省存储空间。

八、电子档案和纸质档案扫描件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识关系。

九、纸质档案扫描件存储载体应为一次性写入的档案级光盘,在光盘印刷面应有建设工程项目名称,建设单位、制作单位、制作时间等相应内容,档案制作单位审核人必须在光盘印刷面上手工签名。

十、每个工程电子档案的第一页必须是《建设工程电子档案质量保证书》。《建设工程电子档案质量保证书》必须加盖建设单位的电子签章。

十一、本标准自印发之日起三个月后开始施行。

十二、本标准试用期为两年。